Notulen bestuursvergaderingen NVHPV on-line

Bestuursvergadering 1 november 2000, Amsterdam

Aanwezig: Ronald van Waveren, Jan Limburg, Danny Siepman, Ymte Sijbrandij, René Voorburg

Volgende bestuursvergadering: 29 november 2000

1. Notulen
2. Post
3. Verslaggeving mentoren
4. Concept redactiestatuut
5. Vergoeding internetwerk Rene
6. NTFU overleg
7. ENFB symposium
8. Advertentietarieven HPV nieuws
9. Bike Culture
10. Themadag en Algemene Leden Vergadering (datum en plaats)
11. Kadolidmaatschappen
12. Declaratie kosten Sherpa
13. Resultaten aktiviteitenlijstje
14. Rondvraag

1. Notulen vorige vergadering (27 september 2000)
Geen opmerkingen

2. Post
Uitnodiging om weer deel te nemen aan de Fietsvakantiebeurs, Ronald stuurt de uitnodiging door naar Martien van Loon.

3. verslaggeving werkgroepen

redactie:
Bij het vergaderverslag van de redactievergadering is een overzicht gevoegd waarin de taken van ieder redactielid zijn gerangschikt. Verder is een planning gemaakt voor HPV Nieuws 2001.

KaToCo:
Op de mailinglijst van Ligfietsclubssamen is de info geplaatst met betrekking tot de aansprakelijkheid van de organisatie van toertochten. Zie ook notulen van 30 augustus 2000.
Jan maakt een lijst met aanbevelingen voor organisatoren van toertochten, die op het internet geplaatst wordt.
Na afloop van het herfsttreffen was er nog fl 15,- over. Dit is naar de NVHPV overgemaakt.

NVHPVPR:
Willem Dijkstra is voor drie jaar naar Denemarken. Ger Dilven is door Willem naar voren geschoven als opvolger. Via de mailinglijst is Willem bedankt voor zijn grote inzet. Ook het bestuur bedankt hem voor het verzette werk.

Internet:
Rene en Toni Cornelissen zijn behoorlijk actief geweest de laatste maanden. Ze zijn bezig alle elementen van www.ligfiets.net zoveel mogelijk te automatiseren. Zo kunnen gebruikers bepaalde delen van de site zelf updaten. Zowel foto's als tekst kunnen hierbij geplaatst worden.
Rene werkt nog aan 2 dingen. Nieuwsgedeelte (weco, taco, bestuur, allemaal eigen pagina) en een beter overzicht van ligfietsgerelateerde bedrijven. Het idee is om een zoekoptie (database) in te bouwen, zodat de gebruiker met zoekoptie gerichter kan zoeken naar een bepaald bedrijf.

Het idee rijst om bedrijven die ruimte hebben op het Plaza er wat meer uit te laten springen. Rene twijfelt aan het nut hiervan, omdat het de bedoeling is de verhuur van ruimte af te bouwen. Het is tegenwoordig voor geen enkel bedrijf erg moeilijk meer zelf voor ruimte te zorgen. De kosten van het onderhouden van een eigen domein zijn ook sterk gedaald.
We zitten met ligfiets.net nu bijna een jaar op een andere server. Rene stelt voor om, nu het jaarcontract bijna verlopen is, toch weer te verhuizen. Hij kan op zijn werk tegen kostprijs gebruik maken van serverruimte. Het plaza wordt dan nog sneller voor de bezoeker en het verzenden van mail wordt betrouwbaarder. Ook het plaatsen van foto's wordt aanmerkelijk eenvoudiger voor mensen die een password hebben. Rene gaat op zijn werk voorstellen om een contract voor twee jaar te nemen voor plaatsing van het ligfietsplaza op de server aldaar. Voorgesteld wordt om de huidige vergoeding van het onderhouden van de server, zo'n fl 1000,- per jaar, ook te betalen aan de nieuwe provider.

Rene wil vanaf nu vier reclamebanners op ligfiets.net. Drie daarvan kunnen gehuurd worden door bedrijven, de vierde is bedoeld voor het promoten van evenementen. Zo kunnen bedrijven die een ligfietsevenement organiseren gratis adverteren. Indien er op een bepaald moment geen evenenement valt te promoten, kan ook de vierde banner commercieel worden verhuurd.

WeCo:
De laatste wedstrijd van het seizoen is verreden, Ymte is weer jaarkampioen. Kees heeft het klassement opgemaakt. Deze komt in WeCopost en in HPV Nieuws. Ymte vraagt aan Kees om ook wat over het klassement in HPV nieuws te plaatsen. Voor tijdmeting moet nog een opvolger gevonden worden. Danny maakt alsnog een oproep.
Verder moet er een opzet gemaakt worden voor het nieuwe wedstrijdseizoen. Binnen de WeCo is er echter niemand die daar gemotiveerd z?n schouders onder wil zetten.

TaCo:
Ymte heeft oproep geplaatst voor versterking van de TaCo, maar concrete resultaten heeft dit niet opgeleverd. Bert en Harry Haenen willen wel het een en ander doen. Harry van der Liende is nog steeds de beste kandidaat. Hij wil graag de TaCo versterken, op voorwaarde dat het niet al te veel tijd gaat kosten.
Danny schrijft Harry van der Liende bij als TaCo lid op de tacom-mailinglijst

Er kan een lezing gehouden worden over SRM metingen aan fietsen. 17 december (zondag voor de kerst), komt een themadag in Leiden of Veenendaal (in die volgorde). Ymte belt om een dag te reserveren. Waar de themadag van december niet wordt gehouden, wordt volgend jaar, indien mogelijk, de jaarvergadering gehouden. Ronald maakt een aankondiging voor HPV nieuws. Ymte geeft aan Ronald door waar de themadag wordt gehouden.
De ledenvergadering kan op 18 februari 2001 gehouden worden. Liever nog een week later, zodat HPV Nieuws nummer 1 zeker uit is. 25 februari zou echter de datum van de fietsvakantiebeurs kunnen zijn. Ronald checkt wanneer Fietsvakantiebeurs gehouden wordt en geeft dit aan Ymte door

4. redactiestatuut voor het Ligfietsplaza
Rene is bezig met het samenstellen van een redactie voor de nieuwsbrief op de openingspagina van het Ligfietsplaza. Er zijn nu al een paar mensen die berichtjes kunnen plaatsen.
Ook de Belgen zouden kunnen berichtjes plaatsen, maar ondanks uitnodigingen van Rene nog geen reaktie ontvangen.
De statuten zijn nog in ontwikkeling. Voorlopig werken we volgens de eerder gepresenteerde conceptstatuten. Het bestuur stelt hierbij deze statuten vast. Wel komt er nog een toevoeging dat er geen commerciele activiteiten zijn toegestaan op het Plaza.
Eerste leden van de redactie zijn Richard Blom, Bert Gazendam, Brechtje Daams. Rein Boersma is gevraagd. PR moet ook toegang krijgen. Rene heeft ze al uitgenodigd en wacht op hun reaktie.
Rene neemt eindverantwoordelijkheid voor de plaatsing van de verschillende berichten.
Rene zorgt dat Danny toegang krijgt voor het plaatsen van de notulen van de bestuursvergadering en de mogelijkheid krijgt om een aankondiging hiervan op de openingspagina van het Plaza te zetten.

5. vergoeding internetwerk René
Rene zegt ondanks de vele uren die hij in de internetsite steekt geen vergoeding te willen. Hij gaat nu het Plaza dusdanig inrichten dat de hoeveelheid werk voor hem bovendien minder wordt.

6. NTFU
Ronald heeft eind vorige week contact gehad met de NTFU. NTFU zegt dat ze niet zozeer op een bestuursvergadering hoeven te zijn, het mag ook een wat minder formeel bezoek zijn. Ronald, Rene, Jan gaan als delegatie binnen enkele weken naar Utrecht, waar in de stationsrestauratie gesproken wordt met de NTFU. Ronald neemt contact op met de NTFU en laat Jan en Rene weten wanneer ze gaan.

Redenen om lid te worden van de NTFU:

- deelnemers van toertochten kunnen zich dan goed verzekeren tegen ongevallen (enkele tientjes per jaar). Wel moet dan een subvereniging worden opgericht van de NVHPV, die zich specifiek richt op het toergebeuren.
- uitwisselen van artikelen in tijdschriften en op internet (banners / links).
- De NVHPV kan de NTFU promotie aanbieden (en vise versa). Zo kan de NTFU makkelijker ligfietsers aantrekken. Misschien NTFU uitnodigen om een stand te nemen op Cycle Vision.

7. ENFB symposium Fietsstad 2000

Ronald heeft Rein Boersma (lobbyt om beleidsmakers te bewegen tot ligfietsvriendelijker infrastructuur) proberen te bellen, hij zou als afgevaardigde van de NVHPV kunnen gaan. Ronald probeert hem alsnog te contacteren. De NVHPV zou dan de kosten dragen.

8. advertentietarieven HVP-Nieuws
Sturmey Archer is failliet in Engeland, maar draait door in Nederland. In HPV Nieuws nr. 6 komt nog een advertentie van Sturmey op de achterpagina in kleur. Jan heeft ze een factuur gestuurd, nu ze het nog kunnen betalen. Of plaatsing na nr. 6 nog doorgaat is nog niet duidelijk.

Jan gaat berekenen wanneer advertentietarieven kostendekkend zijn. We moeten zorgen dat drukkosten niet hoger worden dan advertentieopbrengsten. Bert zou wat meer aan aquisitie moeten doen, ondermeer om wat meer variatie in adverteerders te krijgen.

9. Bike Culture Quarterly
Bike Culture Quarterly is helaas gestopt. De leden moeten nu een restitutie krijgen. BCQ 20 schijnt wel klaar te liggen, maar wordt niet aan uitgeverij Open Road geleverd zolang ze hun rekening niet betalen. Danny gaat vragen of de drukker van BCQ een deel van oplage kan sturen voor de Nederlandse leden.
Hij zet ook een bericht in HPV-Nieuws dat BCQ stopt, waarbij vermeld wordt dat alle oude nummers nog zijn na te bestellen.

10. Cadeaulidmaatschappen
Er komt een stukje in HPV Nieuws nummer 6 dat Frank ter Braak zo?n 300 leden heeft aangebracht (gratis lidmaatschap bij de aankoop van een ligfiets). Vanaf nu gaat een cadeaulidmaatschap geen 20,- maar 25,- kosten. Buitenlandse klanten kunnen ook een abonnement krijgen, maar de kosten worden dan wel hoger voor Frank.
Verder krijgen klanten die al lid zijn van NVHPV tot op heden toch een jaar gratis lidmaatschap. Dit systeem wordt niet voortgezet. Frank zou in dat geval bijvoorbeeld een fietscomputer kunnen geven.
Er moet, als dank voor Frank, maar ook in het belang van de NVHVP een banner op plaza komen die de liggende hollander noemt. Rene maakt een banner in samenspraak met Frank. De banner komt op het Plaza als HPV Nieuws zes verschijnt en blijft 40.000 views staan.

11. Declaratie kosten Sherpa
De NVHPV heeft een vergoeding gegeven aan vier personen die hulp hebben geboden bij de bouw van de Sherpa. Het bedrag (4 x fl 200) is gedeclareerd bij Bike 2000. Vanuit Bike 2000 kwam echter bezwaar, omdat daar de opvatting bestaat dat ooit is afgesproken dat de NVHPV deze vergoeding voor haar rekening zou nemen. Jan zal de stichting (i.c. Jeroen Peeters) berichten dat het voor de hand ligt dat alle kosten voor het maken van de Sherpa voor rekening van de stichting komen. Is hiervoor geen geld, dan kan/zal de NVHPV bijspringen.

12. resultaten van het activiteitenlijstje
De zaken die nog niet gedaan zijn, zijn opnieuw vermeld in het nieuwe activiteitenlijstje onderaan de notulen.

13. rondvraag
Geen punten voor de rondvraag.

activiteitenlijstje:

- Rene, Jan en Ronald gaan praten met de NTFU


Ronald:

- stuurt uitnodiging om weer deel te nemen aan de Fietsvakantiebeurs door naar Martien van Loon.
- maakt een aankondiging voor HPV nieuws voor de themadag.
- checkt wanneer Fietsvakantiebeurs gehouden wordt en geeft dit aan Ymte door
- Ronald belt Rein Boersma om hem uit te nodigen als afgevaardigde van de NVHPV naar symposium van de Fietsersbond ENFB te gaan.

Jan:

- maakt een lijst met aanbevelingen voor organisatoren van toertochten, die op het internet geplaatst wordt.
- gaat berekenen wanneer advertentietarieven kostendekkend zijn
- gaat een financieel overzicht van het jaar 2000 opstellen
- belt alsnog Velodrome in Amsterdam om te informeren of er mogelijkheden zijn om een ligfietsevenement te combineren met een andere publieksactiviteit


Rene:

- stelt op zijn werk voor om een contract op te stellen voor twee jaar serverruimte
- zorgt dat Danny toegang krijgt voor het plaatsen van de notulen
- maakt een banner in samenspraak met Frank ter Braak
- stuurt Danny een overzicht van de adverteerders op ligfiets.net sinds begin dit jaar
- plaatst alsnog info over structuur NVHPV op internet. Hij vraagt Andre om een kant-en-klaar verhaaltje te sturen. Dit wordt als een tijdelijke oplossing on-line gezet.

Ymte:

- vraagt aan Kees om een stukje te schrijven in HPV Nieuws over het jaarklassement.
- belt om een dag te reserveren in de kantine van de wielervereniging in Leiden of Veenendaal
- geeft aan Ronald door waar de themadag wordt gehouden

Danny:

- Maakt een agenda voor de komende ledenvergadering
- gaat vragen of drukker van Bike Culture deel van oplage kan sturen voor Nederlandse leden.
- zet bericht in HPV-Nieuws dat BCQ stopt. Vermeldt ook dat oude nr?s verkrijgbaar zijn
- maakt alsnog oproep voor opvolger Hans van Vugt (tijdmeting)
- zet Harry van der Liende en Jeroen Schasfoort op de Taco mailinglijst